Een goede rapportage is eenvoudig te begrijpen voor de beoogde gebruiker en is actiegericht:
Gebruiker
Een rapportage wordt ontworpen voor een gebruiker. Deze heeft bepaalde werkzaamheden die hij moet uitvoeren, waarbij het instrument hem ondersteunt. Hiervoor heeft hij bepaalde informatie nodig, maar die moet wel gepresenteerd worden op een manier die aansluit bij zijn vaardigheden, op zowel inhoudelijk, technisch als onderzoekstechnisch gebied, maar die vooral ook aansluit op zijn werkmethoden.
Actiegericht
De rapportage is actiegericht. Het gaat er niet om resultaten te tonen, maar de resultaten moeten inzicht geven om beslissingen te kunnen nemen. Een grafiek met groeiende productie over de tijd kan nuttig lijken. Maar als de gebruiker hier niets mee hoeft, is het eerder overbodige ballast.
Eenvoudig te begrijpen
De rapportage moet eenvoudig te begrijpen zijn. Idealiter is er geen extra informatie nodig om het rapport te kunnen duiden. Als er gekeken moet worden of de kwaliteit voldoende is, moet niet alleen het kwaliteitsniveau gepresenteerd worden, maar moet ook direct duidelijk zijn, in hoeverre dit voldoende is.
Vormen van Rapportages
De rapportage kan meerdere vormen aannemen. Het kan natuurlijk een dashboard zijn, die op elk willekeurig moment te raadplegen is, of rapporten die op bepaalde momenten gegenereerd worden, maar ook waarschuwingen via mail of sms als er een bepaalde (ongewenste) situatie zich voordoet of een eenmalig (ad hoc) analyse van een ingewikkelde situatie.
Soorten rapportages
- planningsinstrument
- kwaliteitsinstrument
- managementinstrument
- instrument voor monitoring en evaluatie
Werkwijze
Bij het ontwerpen van de rapportages houden we rekening met bovenstaande punten en kijken ook naar de beschikbare gegevens. Het resultaat van een ontwerp is een implementatierapport, waar de gebruikers, de informatiebehoefte, de beschikbare data en de gewenste rapportvormen naar voren komen.